Sistemas de archivo y clasificación de documentos. UF0347. Ed. 2024.

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Capacidades que se adquieren con este Manual:

- Aplicar las técnicas de archivo convencional e informático, utilizando los sistemas de clasificación, codificación y almacenamiento apropiados a la información y documentación que se gestiona.

- Analizar procedimientos de gestión documental tipo, determinando los elementos intervinientes, garantizando la trazabilidad, vigencia y unicidad de los mismos, utilizando sistemas de representación de flujos, a través de aplicaciones informáticas de gestión documental.

Índice:

El Archivo. Concepto y finalidad. 6

1. Clases de archivos. 8
2. Sistemas de registro y clasificación de documentos. 10
3. Mantenimiento del archivo físico. 12
3.1. Recursos materiales. 12
3.2. Infraestructura de archivo. 12
4. Mantenimiento del archivo informático. 14
4.1. Métodos. 14
4.2. Unidades de conservación. 15
5. Planificación de un archivo de gestión de la documentación. 16
5.1. Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad, para fijar la estructura de archivo más adecuada. 16
5.2. Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar. 16
5.3. Sistemas de registro y codificación a implantar. 18
5.4. Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones del personal. 18
5.5. Definición de las formas de acceso al archivo. 19
5.6. Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica: destrucción, archivo definitivo… 19
5.7. Elaboración del Manual de Archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de archivos. 20
5.8. Comunicación a los empleados de los procedimientos de acceso. 21
6. Los Flujogramas en la representación de procedimientos y procesos. 22
6.1. Concepto. 22
6.2. Características, tipos, simbología, diseño y elaboración. 22
7. Ejercicios sobre clasificación de documentos. 27
8. Test de repaso. 28

Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina 29

1. Análisis de sistemas operativos. 30
1.1. Funciones del sistema operativo. 30
1.2. El sistema operativo Windows es el más común en el mundo. 31
1.3. Windows 12: fecha de salida, novedades, modelos compatibles y toda la información. 32
1.4. Linux ofrece fiabilidad y seguridad en todas partes. 33
1.5. El sistema operativo Mac está diseñado para profesionales. 34
2. Instalación, configuración y gestión de sistemas operativos y aplicaciones. 36
2.1. Windows 11. 36
3. Grabación, modificación e intercambio de información. 64
3.1. Documentos estáticos y dinámicos. 64
3.2. Vinculación e incrustación de información. 64
4. Procedimientos para usar y compartir recursos. 66
4.1. Conceptos básicos de las redes y la conectividad. 66
4.2. Tipos de redes. 69
5. Optimización de los sistemas. 70
6. Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas. 73
7. Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información. 77
7.1. Mantenimiento de los equipos informáticos seguros y actualizados en la empresa. 77
7.2. Herramientas de seguridad informática. 80
8. Normativa legal aplicable. 81
9. Test de repaso. 87

Implantación y transición de sistemas de gestión electrónica de la documentación 89

1. Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo. 90
1.1. Diferencias entre centros de documentación, archivos y bibliotecas 90
1.2. Centros de documentación digital. 92
2. Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes - convencionales. 93
3. Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas. 96
3.1. Flujo documental. 96
4. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación. 98
4.1. Determinación de los períodos de vigencia, atendiendo a los preceptos legales. 98
4.2. Codificación de documentos. 98
4.3. Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación: Manual de Archivo y clasificación de documentos. 99
4.4. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de acuerdo con la normativa legal. 100
4.5. Establecimiento de niveles de seguridad (backup u otros medios), y de acceso a cada documento. 101
4.6. Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigente. 102
5. Enfoque y sistemas de calidad en gestión de la documentación. 104
5.1. UNE-ISO 15489-1:2016. Información y documentación. Gestión documental. 104
5.2. Modelo EFQM de Excelencia. 105
5.3. Otras Normas. 105
6. Test de repaso. 106